Liquidar la nómina no es solo calcular cuánto le toca a cada empleado. Es un proceso estructurado que determina el total devengado, aplica deducciones legales, calcula los aportes del empleador, registra novedades del período y cierra con un comprobante que puede ser auditado en cualquier momento por el Ministerio de Trabajo, la UGPP o la DIAN. En 2026, con nuevos valores de SMMLV, dos momentos de cambio en el divisor horario y la obligación de nómina electrónica, hacerlo bien desde el primer paso es más importante que nunca.
Esta guía recorre el proceso completo, paso a paso, con fórmulas y valores actualizados para 2026.
Antes de empezar: Los valores base de 2026
Toda liquidación de nómina en Colombia parte de estos parámetros vigentes:
| Concepto | Valor 2026 |
|---|---|
| Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV) | $1.750.905 |
| Auxilio de Transporte | $249.095 |
| IBC mínimo | $1.750.905 |
| IBC máximo | $43.772.625 (25 SMMLV) |
| Jornada máxima (1 de enero–14 de julio) | 44 horas semanales / 220 h mes |
| Jornada máxima (desde el 15 de julio) | 42 horas semanales / 210 h mes |
| Valor hora ordinaria SMMLV (1 de enero–14 de julio) | $7.959 |
| Valor hora ordinaria SMMLV (desde el 15 de julio) | $8.338 |
⚠️ El cambio de jornada a 42 horas entra en vigor el 15 de julio de 2026 (Ley 2101 de 2021). Desde esa fecha el divisor horario cambia, lo que eleva el valor de cada hora ordinaria y, en consecuencia, de todas las horas extras y recargos.
La estructura de toda nómina
Antes de detallar los pasos, es útil entender la arquitectura de la nómina. Tiene tres bloques:
Bloque 1 — Devengado: Todo lo que el trabajador gana en el período (salario base + extras + recargos + otros ingresos salariales).
Bloque 2 — Deducciones: Lo que se descuenta al trabajador de su devengado (aportes a salud, pensión y otras obligaciones personales).
Bloque 3 — Neto a pagar: La diferencia entre devengado y deducciones. Es el valor que el trabajador recibe en su cuenta.
Adicionalmente, el empleador asume un costo adicional sobre el devengado (aportes patronales a seguridad social y parafiscales) que no se refleja en el neto del trabajador pero sí en el costo total de la nómina para la empresa.
Paso 1: Identificar los datos del trabajador
Antes de calcular cualquier valor, reúne la información base de cada trabajador:
- Tipo de contrato (indefinido, término fijo, obra, aprendizaje)
- Salario pactado (fijo, variable o mixto)
- Fecha de ingreso (para calcular proporcionales si aplica)
- Clase de riesgo ARL (I al V, según actividad económica)
- Fondo de pensiones y EPS (para generar el pago correcto)
- Aplica auxilio de transporte: sí si el salario ≤ 2 SMMLV ($3.501.810)
- Exoneración SENA/ICBF/salud del empleador: aplica si el salario < 10 SMMLV ($17.509.050) y el empleador es persona jurídica declarante de renta o persona natural con dos o más trabajadores (art. 114-1 del Estatuto Tributario)
Paso 2: Calcular el devengado del período
El devengado es la suma de todo lo que el trabajador ganó durante el período de liquidación (mensual o quincenal). Sus componentes son:
2.1 Salario base
Si el empleado trabajó el mes completo sin novedades, el salario base es el valor pactado en el contrato. Si hubo días no laborados (ausencias, incapacidades, ingresos en el mes), se calcula proporcionalmente:
Salario proporcional = (Salario mensual ÷ 30) × Días trabajados
Colombia usa 30 días como base de cálculo mensual, independientemente de cuántos días tenga el mes calendario.
2.2 Auxilio de transporte
Se paga a los trabajadores cuyo salario es igual o inferior a 2 SMMLV ($3.501.810 en 2026). Su valor en 2026 es $249.095 mensuales. Si el trabajador no laboró el mes completo, se calcula proporcionalmente igual que el salario.
El auxilio de transporte no entra al IBC (base de seguridad social) pero sí entra a la base de prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías e intereses sobre cesantías).
2.3 Horas extras
Se calculan sobre el valor de la hora ordinaria del trabajador, aplicando el recargo correspondiente según el tipo:
| Tipo de hora extra | Recargo | Fórmula |
|---|---|---|
| Extra diurna | 25% | Valor hora × 1.25 |
| Extra nocturna | 75% | Valor hora × 1.75 |
| Extra dominical/festivo diurna | 115% (90% + 25%) | Valor hora × 2.15 |
| Extra dominical/festivo nocturna | 165% (90% + 75%) | Valor hora × 2.65 |
2.4 Recargos dentro de jornada ordinaria
Cuando el trabajador labora en su jornada habitual pero en horarios o días especiales, se aplican recargos sin que sean horas extras:
| Tipo de recargo | Porcentaje | Horario 2026 |
|---|---|---|
| Recargo nocturno | 35% | De 7:00 p.m. a 6:00 a.m. |
| Recargo dominical/festivo diurno | 90% | Día de descanso, de 6 a.m. a 7 p.m. |
| Recargo dominical/festivo nocturno | 125% (90% + 35%) | Día de descanso, de 7 p.m. a 6 a.m. |
El recargo dominical y festivo es del 90% desde el 1 de julio de 2026 (Ley 2466 de 2025); hasta el 30 de junio de 2026 fue del 80%, y el 1 de julio de 2027 sube al 100%. Cuando se acumulan dos recargos (por ejemplo, dominical + nocturno), se suman sobre la hora ordinaria: 1 + r₁ + r₂, que es como los liquida la nómina de HoraClara.
2.5 Otros conceptos del devengado
- Comisiones: Si son habituales, constituyen salario y entran al IBC
- Viáticos permanentes: Si se pagan mensualmente en cuantía fija, son salario
- Bonificaciones salariales: Las que retribuyen el trabajo directamente
- Vacaciones disfrutadas: Se liquidan sobre el salario sin auxilio de transporte
Paso 3: Registrar las novedades del período
Las novedades son hechos que modifican la nómina estándar del trabajador. Deben registrarse antes de cerrar la liquidación del período.
Incapacidades por enfermedad general
| Días | Quién paga | Porcentaje |
|---|---|---|
| Días 1 y 2 | Empleador | 66,67% del salario |
| Día 3 al 90 | EPS (el empleador adelanta y recupera) | 66,67% del salario |
| Día 91 al 180 | EPS (el empleador adelanta y recupera) | 50% del salario |
| Día 181 en adelante | AFP o EPS (según origen) | Variable |
Incapacidad por accidente o enfermedad laboral
El empleador paga el 100% del salario desde el día 1 y la ARL reembolsa posteriormente. Es obligatorio reportar el accidente a la ARL de inmediato.
Licencias remuneradas
| Licencia | Duración | Quién paga |
|---|---|---|
| Maternidad | 18 semanas | EPS (empleador adelanta) |
| Paternidad | 2 semanas, ampliables hasta 5 (Ley 2114 de 2021) | EPS (empleador adelanta) |
| Luto | 5 días hábiles | Empleador |
| Calamidad doméstica | Según reglamento | Empleador |
Licencia no remunerada
Durante la licencia no remunerada, el empleador no paga salario. Los aportes de esos días se reportan en la PILA con la novedad SLN, que tiene reglas propias, así que revísalos con tu asesor antes de pagar la planilla. Los días no cuentan para prestaciones sociales ni cesantías.
Suspensión del contrato
Durante la suspensión, no hay obligación de pago de salario, y los aportes también se reportan con la novedad SLN. Los días suspendidos no cuentan para el cálculo de prestaciones.
Paso 4: Calcular las deducciones al trabajador
Las deducciones son los descuentos que se aplican al devengado del trabajador. Las legales obligatorias son:
4.1 Aporte a salud (trabajador)
Deducción salud = IBC × 4%
4.2 Aporte a pensión (trabajador)
Deducción pensión = IBC × 4%
El IBC es el salario devengado sin incluir el auxilio de transporte. Recuerda que el IBC mínimo es $1.750.905 en 2026.
4.3 Otras deducciones posibles
- Retención en la fuente: Para trabajadores con ingresos gravables altos. Se calcula sobre la base gravable mensual con la tabla de retención vigente de la DIAN.
- Libranzas: Créditos de nómina autorizados por el trabajador, con cuota fija mensual.
- Embargos judiciales: Ordenados por juez. Solo pueden afectar el salario por encima del mínimo, con excepciones legales.
- Cuotas sindicales: Si el trabajador está afiliado y autorizó el descuento.
Ejemplo de cálculo de deducciones
Trabajador con salario de $3.000.000 en 2026:
| Concepto | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Salud (trabajador) | $3.000.000 × 4% | $120.000 |
| Pensión (trabajador) | $3.000.000 × 4% | $120.000 |
| Total deducciones | $240.000 |
Paso 5: Calcular el neto a pagar
Con el devengado y las deducciones definidos, el cálculo del neto es directo:
Neto a pagar = Total devengado − Total deducciones
Ejemplo completo
Trabajador con contrato indefinido, salario de $3.000.000, auxilio de transporte, sin novedades en el período:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario base | $3.000.000 |
| Auxilio de transporte | $249.095 |
| Total devengado | $3.249.095 |
| (−) Salud trabajador (4%) | −$120.000 |
| (−) Pensión trabajador (4%) | −$120.000 |
| Neto a pagar | $3.009.095 |
Paso 6: Calcular los aportes del empleador
El empleador tiene aportes adicionales que no afectan el neto del trabajador pero sí el costo total de la nómina. Se calculan sobre el IBC de cada trabajador:
Seguridad social (empleador)
| Concepto | Porcentaje | Sobre $3.000.000 |
|---|---|---|
| Salud | 8,5% | $255.000 |
| Pensión | 12,0% | $360.000 |
| ARL (Clase I) | 0,522% | $15.660 |
Parafiscales (empleador)
| Concepto | Porcentaje | Sobre $3.000.000 | Exoneración |
|---|---|---|---|
| Caja Compensación | 4,0% | $120.000 | No aplica |
| SENA | 2,0% | $60.000 | Sí (si salario < 10 SMMLV y persona jurídica) |
| ICBF | 3,0% | $90.000 | Sí (si salario < 10 SMMLV y persona jurídica) |
Para este trabajador (salario $3.000.000 < $17.509.050), si el empleador es persona jurídica declarante de renta, no paga SENA, ICBF ni el 8,5% de salud (art. 114-1 del Estatuto Tributario).
| Total aportes empleador (con exoneración) | $495.660 |
|---|
Costo total del trabajador para la empresa
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario base | $3.000.000 |
| Auxilio de transporte | $249.095 |
| Aportes empleador (pensión + ARL + Caja) | $495.660 |
| Costo mensual total | $3.744.755 |
Paso 7: Provisionar las prestaciones sociales
Las prestaciones no se pagan mensualmente pero sí deben provisionarse (reservarse) cada mes para no enfrentar un flujo de caja negativo cuando llegue la fecha de pago. La base de cálculo incluye el salario más el auxilio de transporte (excepto vacaciones).
| Prestación | Porcentaje mensual | Base de cálculo | Sobre el ejemplo |
|---|---|---|---|
| Prima de servicios | 8,33% | Salario + auxilio | $270.650 |
| Cesantías | 8,33% | Salario + auxilio | $270.650 |
| Intereses sobre cesantías | 1,00% | Sobre saldo cesantías | ~$32.491 |
| Vacaciones | 4,17% | Solo salario (sin auxilio) | $125.100 |
| Total provisión mensual | $698.891 |
Provisionando mes a mes, el empleador siempre tendrá los recursos disponibles cuando lleguen las fechas límite (14 de febrero para cesantías, 30 de junio y 20 de diciembre para prima).
Paso 8: Generar y transmitir la nómina electrónica
La nómina electrónica (DSNE) es la obligación ante la DIAN que certifica lo pagado a cada trabajador en el período. Debe transmitirse dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al del pago.
Fechas clave de nómina electrónica 2026
| Nómina del mes | Fecha límite de transmisión |
|---|---|
| Enero | 13 de febrero |
| Febrero | 13 de marzo |
| Marzo | 16 de abril |
| Abril | 15 de mayo |
| Mayo | 16 de junio |
| Junio | 15 de julio |
| Julio | 18 de agosto |
No transmitir la nómina electrónica a tiempo impide deducir los salarios como gasto en la declaración de renta. Esto convierte el error operativo en un problema tributario.
Qué debe contener el documento soporte
Cada nómina electrónica debe incluir: número de identificación del trabajador, período liquidado, todos los conceptos devengados (desagregados por tipo), deducciones aplicadas, neto pagado y aportes a seguridad social del período.
Paso 9: Pagar la planilla PILA
Una vez cerrada la nómina, el empleador debe generar y pagar la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) a través de un operador habilitado. Los plazos dependen de los últimos dígitos del NIT del aportante y caen en los primeros días hábiles del mes.
La PILA consolida los aportes de seguridad social y parafiscales de todos los trabajadores. Un error en la PILA — base incorrecta, trabajador omitido, período equivocado — es exactamente lo que la UGPP revisa en una fiscalización.
Paso 10: Archivar el comprobante de nómina
El comprobante de nómina es el soporte que demuestra qué se pagó, a quién y con qué cálculos. Consérvalo al menos mientras el trabajador pueda reclamar: las acciones laborales prescriben en 3 años desde que el derecho se hace exigible (art. 488 del CST), y las normas comerciales y tributarias pueden exigir guardarlo más tiempo. Debe estar disponible para inspecciones del Ministerio de Trabajo, procesos judiciales y auditorías de la UGPP.
El comprobante debe incluir: nombre y cédula del trabajador, período liquidado, detalle del devengado (concepto por concepto), detalle de las deducciones, neto pagado, y firma o validación del empleador.
Resumen del proceso: Los 10 pasos de la nómina en Colombia 2026
| # | Paso | Resultado |
|---|---|---|
| 1 | Identificar datos del trabajador | Parámetros base correctos |
| 2 | Calcular el devengado | Total ganado en el período |
| 3 | Registrar novedades | Ajustes por incapacidades, licencias, ausencias |
| 4 | Calcular deducciones | Descuentos legales al trabajador |
| 5 | Calcular neto a pagar | Valor que recibe el trabajador |
| 6 | Calcular aportes del empleador | Seguridad social y parafiscales |
| 7 | Provisionar prestaciones | Reserva mensual para pagos futuros |
| 8 | Transmitir nómina electrónica | Cumplimiento DIAN (10 días hábiles) |
| 9 | Pagar planilla PILA | Cumplimiento seguridad social |
| 10 | Archivar comprobante | Soporte para auditorías y reclamaciones |
El problema de hacer este proceso manualmente
Cada uno de estos 10 pasos tiene puntos de fallo. En enero hay que actualizar el SMMLV. En julio hay que cambiar el divisor horario. Cada mes hay que registrar correctamente las novedades de cada trabajador. Cada semestre hay que calcular la prima. Y todo debe cuadrar con lo reportado en la PILA y la nómina electrónica.
En Excel, un parámetro desactualizado contamina toda la cadena. En una empresa con 20 trabajadores, eso son 20 errores potenciales por período, y la UGPP puede encontrarlos.
HoraClara: Automatización de liquidación de nómina
HoraClara automatiza buena parte de los pasos descritos en esta guía. El sistema toma los datos de asistencia registrados (app, reconocimiento facial, geolocalización), aplica los parámetros correctos para el período (SMMLV, divisor horario, recargos vigentes), calcula el devengado de cada trabajador, aplica deducciones y aportes automáticamente, y genera los desprendibles de pago y el archivo de la PILA.
Los valores de julio se actualizan automáticamente con el nuevo divisor de 42 horas, y los reportes se exportan a Excel y al formato de novedades de World Office, sin doble digitación ni riesgo de desfase entre lo registrado y lo reportado.
Conclusión
Liquidar la nómina en Colombia en 2026 es un proceso de 10 pasos con múltiples variables que cambian durante el año. Hacerlo bien — con los valores correctos, las novedades bien registradas, las fechas cumplidas y los comprobantes archivados — es la diferencia entre una nómina que protege a la empresa y una que la expone. La automatización no elimina la responsabilidad del equipo de RR.HH.: la convierte en supervisión en lugar de ejecución manual.
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